Das SIWF hat einige Fehler identifiziert die häufig im Rahmen eines Antrages gemacht werden und somit zu Verzögerungen führen. In der nachfolgenden Liste ist beschrieben wie diese Fehler vermieden werden können. 

1. Das SIWF-Zeugnis, welches im eLogbuch unterschrieben hochgeladen wird, muss die gleiche Versionsnummer haben wie das Zeugnis der entsprechenden Periode im eLogbuch (siehe Bild).

2. Das hochgeladene SIWF Zeugnis muss in guter Qualität als eine PDF Datei hochgeladen werden. Bitte beachten Sie, dass die Seiten nicht abgeschnitten werden, alle Seiten eingescannt werden (vor allem bei Zeugnissätzen die doppelseitig vorliegen fehlt oftmals jede zweite Seite) sowie auch dass die Versionsnummer die immer unten auf der Seite steht, deutlich lesbar ist.

3. Für jede Weiterbildungsperiode in der Schweiz wird das SIWF-Zeugnis im entsprechenden Fachgebiet benötigt. Bitte bei Schwerpunkten nicht versehentlich das Zeugnis für das Gebiet des Facharzttitels hinterlegen.
4. Der alte FMH Zeugnissatz welcher für Weiterbildungsperioden vor 2015 handschriftlich ausgefüllt wurde, besteht mindestens aus einem FMH-Zeugnis und dem Evaluationsprotokoll. (Bei Weiterbildungsperioden die zudem Prozeduren unter der Ziffer 3 im Weiterbildungsprogramm fordern, gilt es zudem das fachspezifische Zusatzblatt zum Evaluationsprotokoll vorzuweisen. Wenn Sie über keinen vollständigen Zeugnissatz verfügen, so muss die Weiterbildungsperiode im e-Logbuch mit einem SIWF Zeugnis belegt werden, sodass ein vollständiges Zeugnis der Geschäftsstelle vorgelegt werden kann,
5. Gemäss Beschluss der Geschäftsleitung vom SIWF wurde entschieden, dass ein abgeschlossenes SIWF Zeugnis bis zu 4 Kalenderwochen im Voraus unterschrieben werden kann ohne das zusätzliche Dokumente erforderlich sind. Wenn diese 4 Kalenderwochen überschritten werden, so ist eine Abschlussbestätigung notwendig. Dies ist wie eine Anstellungsbestätigung die zusätzlich präzisiert ob Sie nach Abschluss des SIWF Zeugnis ununterbrochen an der Stelle weiter gearbeitet haben oder ob Fehlzeiten dazu gekommen sind. Diese Bestätigung muss entweder vom durch das SIWF Register anerkannten Leiter der Weiterbildungsstätte oder durch die Personalabteilung bestätigt werden.
6. Im Gegensatz zur Signierung darf das SIWF Zeugnis bis zu max. 3 Monate im Voraus im e-Logbuch abgeschlossen werden. Nach Abschluss der Weiterbildung muss allerdings die oben erwähnte Abschlussbestätigung nachgereicht werden.
7. Für jede Forschungstätigkeit ist nebst dem Zeugnis auch ein von der Leiterin/ vom Leiter der Forschungsabteilung unterschriebener Forschungsbeschrieb erforderlich. Der Beschrieb beinhaltet Angaben zur Methode, Thema, Fragestellung, Ergebnis und unter wem geforscht wurde und zur Hauptaufgabe während der Forschung.
8. Die Kompetenzen, die man im SIWF-Zeugnis von Hand ausfüllen muss, sind vollständig aufzuführen.
9. Das SIWF-Zeugnis muss von der Leiterin/dem Leiter der Weiterbildungsstätte (gemäss Angabe im SIWF-Register) unterschrieben und mit dem Stempel versehen sein.
10. Im SIWF-Zeugnis auf der letzten Seite das Kreuzchen bei «wird angerechnet oder wird nicht angerechnet» nicht vergessen.
11. Das Unterschriftenblatt, das vor der Einreichung des Antrags hochgeladen werden muss, ist unterschrieben.
12. Ausgedruckte oder weitergeleitete E-Mails werden vom SIWF nicht akzeptiert. Wenn eine E-Mail als Bestätigung dienen soll, so muss diese stets ans SIWF adressiert sein.

13. Wer sich Weiterbildungszeit anrechnen lassen möchte, welche bereits im Ausland für den Erwerb eines anderen Titels berücksichtigt wurde, muss eine von der zuständigen Behörde (welche im betroffenen Land für die Titelerteilung des Titels zuständig ist) ausgestellte tabellarische Aufstellung einreichen. Daraus muss klar ersichtlich sein, welche Weiterbildungsperiode in welchen Disziplinen und Umfang an den im Ausland erworbenen Titel angerechnet wurden.

Fehler bei ausländischen Arztdiplomen und/ oder Weiterbildungsperioden

1. Die Anerkennung durch die Medizinalberufekommission (MEBEKO) besteht aus der Anerkennungsbestätigung und dem Begleitschreiben. Sie umfasst 3-4 Seiten. Diese müssen komplett vorliegen, damit die Bearbeitung durch das SIWF beginnen kann.
2. Nebest der MEBEKO-Anerkennung braucht es das von der MEBEKO anerkannte Arztdiplom. Wenn das Arztdiplom zudem nicht in einer Landessprache oder Englisch ausgestellt wurde, wird zusätzlich eine Übersetzung benötigt.
3. Für Weiterbildungsperioden im Ausland sind sämtliche Unterlagen gemäss Merkblatt Ziffer 3 einzureichen, dieses ist hier auf der Website unter den Downloads rechts zu finden.

Was verursacht die meisten Verzögerungen

• Sobald die Unterlagen hochgeladen oder nachgereicht werden, folgt innerhalb kurzer Zeit ein Telefon, um die Vollständigkeit zu prüfen oder die Unterlagen zu besprechen. Dies führt zu Unterbrechungen und Verzögerungen, da wir täglich ca. 20-30 Mails erhalten. Wenn die Unterlagen geprüft werden und alles vollständig ist, geht das Dossier direkt an die Titelkommission. Sollte etwas fehlen, wird der Kandidat kontaktiert.
   
• Die Unterlagen werden ohne jegliche Kontrolle im eLogbuch hochgeladen, sodass oftmals erst bei der Ausfertigung des Entscheides bemerkt wird, dass ein Zeugnis z.B. mit einem 10% Pensum anstelle von 100% erstellt wurde. Hier folgt dann eine Einsprache oder Wiedererwägung, was uns wiederum zurückwirft, weil wir das gleiche Dossier erneut bearbeiten müssen (doppelte Arbeit).
   
• Obschon Unterlagen via Datenaustausch verlangt werden, vertrauen die Kandidaten dieser Funktion nicht und versenden die Unterlagen zusätzlich via E-Mail. Die Unterlagen müssen dann verglichen werden, um zu prüfen ob es dieselben sind wie diejenigen, die wir im Datenaustausch erhalten haben. Bei mehr als 20 Seiten kann es dazu führen, dass ein halber Tag allein nur für diese Kontrolle wegfällt.
   
• Es werden Kurse, Kongresse, Publikationen etc. erfasst, deren Daten nicht übereinstimmen oder nicht die entsprechenden Unterlagen hochgeladen werden. Wir müssen jeden hochgeladenen Kurs kontrollieren. Ist es der richtige Beleg? Sind im eLogbuch die korrekten Angaben erfasst und entsprechen sie der Teilnahmebestätigung? Wenn bei 30 Kursen immer eine Korrektur gemacht werden muss, führt auch dies wieder zu massiven Verzögerungen.

Gut zu wissen

• Merkblatt über die zwingend einzureichenden Unterlagen für den Erwerb eines Facharzttitels oder Schwerpunktes
• Was bedeutet «peer-reviewed» bei einer wissenschaftlichen Publikation?
• Weiterbildungsordnung (WBO)