L’ISFM a établi une liste des erreurs les plus fréquentes occasionnant de fait des retards dans les demandes. La liste ci-dessous décrit comment éviter les erreurs :

1. Le certificat ISFM, déposé dans le logbook électronique une fois qu’il est signé, doit avoir le même numéro de version que le certificat de la période correspondante dans le logbook électronique (voir image).

2. Le certificat ISFM téléchargé doit être de bonne qualité et présenté sous forme d'un seul fichier PDF. Assurez-vous que les pages ne soient pas coupées, que toutes les pages soient scannées (il manque bien souvent une page sur deux, surtout pour les certificats recto-verso) et que le numéro de version, qui se trouve toujours en bas de la page, soit clairement lisible.
3. Le certificat ISFM doit être signé par la / le responsable de l’établissement de formation postgraduée (selon les indications du registre de l’ISFM) et muni du cachet.
4. Pour chaque période de formation postgraduée en Suisse, il est nécessaire de déposer un certificat ISFM correspondant à la spécialité en question. Veuillez noter que lors d'une demande de formation approfondie de droit privé, les certificats ISFM qui doivent être pris en compte pour la formation approfondie sont également enregistrés sous la discipline du titre approfondie et pas sous la discipline du titre de spécialiste.
5. Les anciens certificats d’FMH, qui était rempli à la main pour les périodes de formation antérieures à 2015, se composent d'un certificat d’FMH et le protocole d'évaluation. Pour les périodes de formation qui exigent en outre des procédures sous le chiffre 3 du programme de formation, il faut aussi encore présenter un formulaire d’évaluation spécifique à joindre au protocole d’évaluation.
   Si vous ne disposez pas d'un certificat complet, la période de formation doit être attestée dans le logbook électronique par un certificat ISFM, afin qu'un certificat complet puisse être présenté à la Commission des Titres. Attention : à partir de 2016, seuls les certificats ISFM seront acceptés.
6. Pour chaque activité de recherche, un descriptif de la recherche signé par le/la responsable du département de recherche est requis en plus du certificat. Le descriptif contient des informations sur la méthode, le thème, la problématique, le résultat et sous qui la recherche a été effectuée, ainsi que sur la tâche principale pendant la recherche.
7. Selon la décision de la direction de l'ISFM, il a été décidé qu'un certificat ISFM qui a été terminé pouvait être signé jusqu'à 4 semaines de calendrier à l'avance sans qu'aucun document supplémentaire ne soit demandé. Si ces 4 semaines de calendrier sont dépassés, une attestation finale est nécessaire. Cette attestation est comme une attestation de travail qui, outre votre taux d'occupation et votre activité précise en plus si vous avez continué à travailler sans interruption après avoir terminé le certificat ISFM ou si vous avez eu des absences. Cette attestation doit être délivrée soit par le responsable du établissement de formation reconnu par le registre de l' ISFM ou soit par le service du personnel.
8. Le certificat ISFM peut être terminé jusqu'à 3 mois maximum à l'avance dans le logbook . Une fois la formation est terminée, l'attestation finale mentionnée ci-dessus doit toutefois être fournie ultérieurement.
9. Les compétences que l'on doit remplir à la main dans le certificat ISFM doivent être présentées de manière complète.
10. Dans le certificat ISFM, à la dernière page, ne pas oublier de cocher la case « est comptée ou n’est pas comptée ».
11. La feuille de signature, qui doit être téléchargée avant le dépôt de la demande, est signée.
12. Les e-mails imprimés ou transmis ne sont pas acceptés par l'ISFM. Si un e-mail doit servir en tant que confirmation, il doit toujours être adressé à l'ISFM.  
13. Toute personne souhaitant faire valider des périodes de formation postgraduée déjà prises en compte à l'étranger pour l'obtention d'un autre titre doit présenter un tableau délivré par l'autorité compétente (qui est responsable de l'octroi du titre dans le pays concerné). Ce tableau doit indiquer clairement quelles périodes de formation postgraduée ont été prises en compte pour l'obtention du titre à l'étranger, dans quelles disciplines et dans quelle mesure.

Erreurs concernant les diplômes de médecin obtenus à l’étranger et/ou les pé-riodes de formation postgraduée effectuées à l’étranger

• La reconnaissance par la Commission des professions médicales (MEBEKO) se compose de l’attestation de reconnaissance et de la lettre d’accompagnement. Elle contient 3-4 pages. Ces documents doivent être présentés dans leur intégralité pour que l’ISFM celles-ci doivent être complètes pour que le traitement par l'ISFM puisse commencer.
• Outre la reconnaissance MEBEKO, le diplôme de médecin reconnu par la MEBEKO est nécessaire. Si le diplôme de médecin est délivré dans une langue autre que l'anglais ou une langue nationale, une traduction est également requise.
• Pour les périodes de formation postgraduée à l’étranger, tous les documents doivent être remis conformément à l'aide-mémoire chiffre 3, qui se trouve ici sur le site web sous « téléchargements » à droite.

Qu'est-ce qui cause le plus de retards :

•  Dès que les documents sont téléchargés ou envoyés ultérieurement, nous recevons directement un appel téléphonique pour vérifier que les documents sont complets ou pour discuter du contenu documents. Cela entraîne des interruptions et des retards, car nous recevons environ 20 à 30 courriers électroniques par jour. Une fois que les documents ont été vérifiés et que tout est complet, le dossier est directement transmis à la commission des titres. S’il manque quelque chose, le candidat est contacté.
• Les documents sont téléchargés dans le logbook sans aucun contrôle, de sorte que l'on ne s'aperçoit souvent que lors de la rédaction de la décision qu’un certificat a été rédigé avec un taux d’occupation de 10% au lieu de 100%, par exemple. Il s’ensuit alors un recours ou une demande de reconsidération, ce qui nous fait perdre du temps, car nous devons à nouveau traiter le même dossier (doublement du travail).
• Bien que les documents soient demandés via l’échange de données, les candidats ne font pas confiance à cette fonction et envoient également les documents par courriel. Il faut alors comparer les deux versions pour vérifier qu’il s’agit bien des mêmes. S’il y a plus de 20 pages, cela peut entraîner la perte d’une demi-journée seulement pour ce contrôle.
• Il arrive que des cours, congrès, publications, etc. soient saisis dans le système avec une date erronée ou avec des documents qui ne correspondent pas. Nous devons contrôler chaque cours téléchargé. S’agit-il de la bonne pièce justificative ? Les données saisies dans l'Elogbook électronique sont-elles les bonnes et correspondent-elles à l’attestation de participation ? Si une correction doit être effectuée sur tous les 30 cours, cela entraîne également des retards importants. 
• Un plan de formation accélère éventuellement le délai de traitement, mais pas le début du traitement de votre demande, car celui-ci dépend de la date de réception de votre demande. Comme nous recevons plusieurs demandes par jour et que nous devons donc assurer une certaine égalité pour tous, nous traitons les demandes en fonction de leur date de réception, même si un plan de formation a déjà été fait auparavant.

Bon à savoir :

• Notice explicative concernant les documents à fournir impérativement pour la demande d’obtention d’un titre de spécialiste ou de formation approfondie
• Que signifie peer-reviewed (révisé par des pairs) dans le cadre d’une publication scientifique ?
• Réglementation pour la formation postgraduée (RFP)
• COVID réglementation d’exception